 |
| شرح مصفوفة أيزنهاور لتنظيم الوقت والقيام بالمهام المهمة والعاجلة |
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
تعد مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix، المعروفة أيضًا باسم مصفوفة المهام العاجلة، أو مربع أيزنهاور أو مصفوفة اتخاذ القرار أيزنهاور أو مبدأ أيزنهاور لتنظيم الوقت، نموذجًا مشهورًا في مجال إدارة وتنظيم الوقت، والتي يمكن استخدامها لتحديد أولويات المهام وإتخاد القرارات من خلال مقارنة أهمية وإلحاح الحياة ومسائل العمل.
سميت مصفوفة أيزنهاور على اسم دوايت ديفيد أيزنهاور Dwight D. Eisenhower، وكان رجل دولة مشهورًا وجنرالًا في الجيش الأمريكي شغل منصب الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة من 1953 إلى 1961. كان أيزنهاور حاضرًا أيضًا كقائد عام وقائد عسكري في جيش الولايات المتحدة خلال الحرب العالمية الثانية.
نظرًا لنوع الوظيفة التي كان يعمل بها، فقد كان يتخذ باستمرار قرارات صعبة بشأن الأشياء التي كان عليه التركيز عليها كل يوم، وأصبح هذا الضغط والخبرة التي اكتسبها من خلال المحاولة في هذا المجال أساسًا لاختراع طريقة أيزنهاور. من خلال الاعتماد عليها، يمكنك تحديد أولويات مهامك وشؤونك وفقًا لأهميتها وإلحاحها.
مصفوفة أيزنهاور:
 |
| مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix |
كما ترى في الصورة، تتكون مصفوفة أيزنهاور من أربعة أقسام عامة، وفقًا لمبادئها، يمكننا أن نكون أكثر كفاءة في القيام بالأشياء وتحقيق المزيد من النجاح في تحقيق أهدافنا المرجوة. هذه الأقسام الأربعة هي:
- 1. قسم الأمور الهامة والعاجلة: افعلها
- 2. قسم المسائل المهمة ولكنها ليست عاجلة: جدولها
- 3. قسم المسائل العاجلة ولكنها غير مهمة: فوضها
- 4. قسم المسائل غير العاجلة وغير المهمة: احذفها
شرح و وصف أداء مصفوفة أيزنهاور
تنقسم مصفوفة أيزنهاور لتنظيم الوقت الى اربعة اقسام حسب الاهمية والاولوية كما يلي:
1. مسائل مهمة وعاجلة
تتمتع هذه المهام بأعلى مستوى من الأولوية بين المهام الأخرى ويجب أن تركز عليها بشكل أساسي حتى يمكن إكمالها في أقرب وقت ممكن - غالبًا في نفس اليوم وفي غضون ساعات قليلة.
شعار هذا القسم: افعلها!
يُعرف هذا القسم (المنطقة الخضراء من مصفوفة أيزنهاور) أيضًا باسم قسم التوتر لأن جميع الأمور المدرجة فيه مهمة وعاجلة وقد تسبب الكثير من الضغط والضغط على الشخص. من ناحية أخرى، قد يؤدي الفشل في أداء المهام المصنفة في القسمين 2 و 3 بشكل صحيح إلى نقلها في النهاية إلى القسم 1 ويؤدي إلى ضيق الوقت والمزيد من الضغط.
تتضمن هذه الأمور المشكلات الحرجة، والمهام التي لا توجد لها فرصة كافية، أو المهام التي يؤدي عدم القيام بها في الوقت المحدد إلى عواقب وخيمة.
للتعرف على أهمية المهمة، عليك أن تسأل نفسك ما إذا كان يجب أن أقوم بهذه المهمة بنفسي. هل من المهم أن تفعل ذلك؟ هل سأكون مسؤولاً عن ذلك؟ هل سأعاقب أو سأكون عواقب وخيمة إذا لم أفعل ذلك؟ إذا كانت إجابتك على هذه الأسئلة إيجابية، فإن هذا العمل يعتبر مهمًا.
لتحديد مدى إلحاح مهمة ما، يجب أن تسأل نفسك ما إذا كانت هذه المهمة تحتاج حقًا إلى القيام بها اليوم وفي غضون الساعات القليلة القادمة، أو ما إذا كان يمكن تأجيلها إلى الغد أو أيام أخرى؟ إذا كان يجب القيام بذلك في غضون الساعات القليلة القادمة، فيجب أن تعتبره مهمة عاجلة.
على سبيل المثال، ضع في اعتبارك مستشفى تستقبل بانتظام مرضى الحوادث والطوارئ الذين يحتاجون إلى عناية طبية عاجلة. إذا كان الشخص مصابًا بالتهاب الزائدة الدودية الحاد، فيجب إجراء العملية على الفور وله الأولوية على بعض العمليات الجراحية المهمة التي لا يلزم إجراؤها في الساعات القليلة القادمة، لذلك وفقًا لمصفوفة أيزنهاور، يتم وضعها في القسم 1.
كيفية التصرف؟
للقيام بالمهام الواردة في هذا القسم، يوصى باستخدام مبدأ "أكل ضفدعك أولاً"، لأن القيام بأكثر المهام صعوبة أولاً يجعلك أكثر استعدادًا للقيام بباقي المهام وهي طريقة رائعة لزيادة إحساسك احترام الذات.
فقط ابدأ بأصعب مهمة وسترى أن كل شيء سيكون أسهل مما كنت تتخيله بعد الانتهاء منه.
لضمان إتمام مهام الجزء الأول، يمكنك استخدام تقنية بومودورو * Pomodoro Technique، مما يجعلك تركز بشكل أكثر كفاءة على مهامك. ركز على مهمة واحدة فقط خلال كل جلسة بومودورو.
* تقنية بومودورو Pomodoro Technique، هي إحدى طرق إدارة الوقت التي تعتمد على أن أفضل مدة للعمل بكفاءة هو 25 دقيقة، ويفصل فيما بينها فترات راحة قصيرة. وهو ما يعادل الوقت اللازم لتحضير صلصة طماطم بومودورو.
2. مسائل مهمة ولكنها ليست عاجلة
هذه المجموعة من المهام هي أهداف طويلة المدى ومهام مهمة للغاية ولكن ليس لها موعد نهائي محدد. عليك أن تقوم بجدولتها بطريقة أنه بعد الانتهاء من جميع مهام القسم 1، ستنتقل إلى أهم المهام في هذا المجال.
شعار هذا القسم: جدولها، قررها!
الجزء الثاني (المنطقة الزرقاء في مصفوفة أيزنهاور) حيث يتم وضع المهام المهمة ولكن ليست عاجلة يسمى جزء صنع القرار .
تذكر، فقط لأن هذه المهام مصنفة على أنها غير عاجلة، فلا يمكن القول إنها لا تحتاج إلى الاهتمام والتوقيت، لكن هذه المهام ستصبح مشكلة بمرور الوقت إذا لم نحدد موعدًا نهائيًا واقعيًا لها. سيكون 1
لا تختلف مهام هذا القسم عن مهام القسم 1 من حيث الأهمية، ولتضمين مهمة في هذا القسم، عليك أن تسأل نفسك الأسئلة المطلوبة، بما في ذلك ما إذا كان يجب أن أقوم بهذه المهمة أم لا؟
لتحديد مدى إلحاح العمل، إذا كان من الممكن القيام به مع استراحة صغيرة وفي الأيام القليلة المقبلة، فسيتم اعتباره غير عاجل. تتطلب الأمور المهمة ولكنها غير العاجلة التوقيت والتخطيط، ولن يكون من الحكمة القيام بها قبل مهام القسم 1.
في مثال المستشفى، يمكننا أن نذكر جراحة الساد، حيث ظل المريض تحت الملاحظة لفترة طويلة، وبتشخيص الطبيب، يسجلون يومًا محددًا لإجراء الجراحة.
كيفية التصرف؟
بعد تصنيف الأمور المهمة ولكن غير العاجلة، يجب أن تخطط لها كقوائم عمل يومية أو أسبوعية واستخدام تقنيات التخطيط الصحيحة لهذه المهمة.
وتجدر الإشارة إلى أنه حتى إذا قمت بالتخطيط والتوقيت المناسبين لهذه الأمور، لكنك لا تهتم بخطتك، فإن الخطة ستفشل. لتجنب هذا الموقف، التزم بالموعد الذي حددته مع نفسك.
3. مسائل أقل أهمية ولكنها ملحة
هذه مهام غير مهمة على الرغم من قدرتك الفنية على القيام بها بنفسك، ولكن نظرًا لإلحاح الوقت، فمن الأفضل تركها لشخص آخر لديه خبرة في هذا المجال.
شعار هذا القسم: فوضها للآخرين!
يرتبط الجزء الثالث من مصفوفة أيزنهاور (المنطقة الحمراء) بمسائل أقل أهمية من الأمور الأخرى ذات الإلحاح الشديد، وهذه هي النقطة التي يصبح فيها وجود روح الفريق في الثقافة التنظيمية أمرًا مهمًا للغاية.
إن إسناد مثل هذه الأمور للآخرين من ناحية يزيد من العمل الجماعي ومن ناحية أخرى يمنحك الوقت الكافي لتتمكن من التعامل مع مهام القسمين 1 و 2 بشكل جيد.
الأشياء التي يجب القيام بها اليوم أو في الساعات القليلة القادمة، ولكن رداً على السؤال، هل أحتاج إلى القيام بذلك بنفسي؟ إجابتك بالنفي، تم تضمينها في هذه الفئة.
على سبيل المثال، في حالة المستشفى، يأتي الشخص مع أعراض التهاب الزائدة الدودية الخطيرة ويحتاج إلى إجراء عملية جراحية على الفور، ولكن لا يوجد بالمستشفى غرفة عمليات فارغة، وفي هذه الحالة يمكن إرسال المريض إلى مستشفى آخر (العمل هو إلى مستشفى آخر).
كيفية التصرف؟
بعد تفويض مهمة للآخرين، من الضروري متابعة النتائج ومراقبة تقدم العمل عن طريق الاتصال أو البريد الإلكتروني أو عقد اجتماعات العمل. إن تفويض العمل للآخرين دون متابعة أو إشراف أمر سيء كما لو لم يتم بذل أي جهد للقيام به لأنه في النهاية لن يتحمل أحد المسؤولية عنه.
أيضًا، إذا كنت تقوم بمشروع كبير له إلحاح كبير ويجب إكماله اليوم، يمكنك تحويل المشروع إلى جزأين أساسيين وإعطاء جزء منه لشخص أو فريق آخر بحيث يمكن إكمال العمل بسرعة وفي الوقت المحدد .
4. الأمور غير المهمة وغير المستعجلة
غالبًا ما يشار إلى هذه المهام على أنها مهام يمكن إلغاؤها، ومهام لا تتطلب مجهودًا، ويعتبر معظم الناس مثل هذه المهام مضيعة للوقت الثمين.
شعار هذا القسم: احذفها!
الجزء الأخير (المنطقة الرمادية في مصفوفة أيزنهاور) يتعلق بأمور في الحياة الشخصية أو المهنية ليست مهمة بشكل خاص ولا ملحة للغاية. يمكن إزالة هذه المهام من قائمة مهامك اليومية أو الأسبوعية.
غالبًا ما يتم حل بعض المهام التي يتم وضعها في هذا القسم من تلقاء نفسها دون الالتفات إليها، أو على سبيل المثال في حالة المستشفى، فإن مسألة رضا المريض عن المرافق والرعاية المقدمة مهمة للمستشفى، ولكن ليس ضرورياً للمستشفى نفسه، ويمكنه إجراء مسح لذلك، ولكن يمكنه التنازل عنه لمؤسسة أخرى، وبما أنه لا يوجد ما يستعجل القيام به، يتم وضع هذا البند في القسم 4.
كيفية التصرف؟
لاكتشاف أمور هذا القسم، ابحث عن عاداتك السيئة التي ستضيع وقتك ولن تأتي بأي نتائج إيجابية. على سبيل المثال، يتم تضمين تصفح الإنترنت بلا هدف، والرد على رسائل البريد الإلكتروني التي ليست مهمة على الإطلاق، والتحدث على الهاتف لفترة طويلة دون أي فائدة خاصة في هذه الفئة.
يمكنك أيضًا اعتبار أوقات معينة من اليوم وقت فراغ وعدم القيام بمهام مهمة جدًا، مثل فحص رسائل البريد الإلكتروني - إذا لم يكن فحص رسائل البريد الإلكتروني أحد المهام المتعلقة بالأقسام الثلاثة الأخرى - إجراء مكالمات هاتفية وما إلى ذلك. لا تفعل الأشياء أبدًا خارج الوقت المحدد.
إقرأ أيضا: كيفية اتخاذ القرار الصحيح وحل المشكلات.
نصائح هامة لاستخدام مصفوفة أيزنهاور
- قم بعمل قائمة مهام ؛ ستمنع قائمة المهام عقلك من الاضطرار إلى حفظ كل شيء، وستحاسب نفسك أكثر على ما هو مكتوب على الورق.
- من الأفضل عادةً عدم وضع أكثر من 8 مهام في كل قسم.
- اسأل نفسك دائمًا ما الذي يستحق القيام به أولاً، فإن استخدام مبدأ "أكل ضفدعك أولاً" للأجزاء 1 و 2 سوف يمنحك المزيد من الزخم والطاقة.
- خطط لفعل كل شيء في الليلة السابقة وراجع جدولك في الصباح.
- تخلص من مصادر الإلهاء ولا تدع الآخرين يحددون أولويات حياتك.
- استخدم بعض الأساليب لكسر عاداتك السيئة. على سبيل المثال، إذا كنت معتادًا على التواجد على الشبكات الاجتماعية وهذا يضيع وقتك المفيد، فيمكنك استخدام أدوات الحظر، وما إلى ذلك.
- متابعة المهام التي أسندتها للآخرين.
نموذج مصفوفة أيزنهاور
في هذه الصور نموذج مصفوفة أيزنهاور لبعض المهام والقضايا وهي مرتبة وفق مصفوفة أيزنهاور :
ونشير الى انه توجد العديد من الكتب على الانترنت في صيغة pdf تشرح صندوق أيزنهاور لتنظيم الوقت واتحاد القرارات المهمة بطريقة مفصلة اكثر، ونرجو ان يكون هذا المقال قد شرح أهم اساسيات مصفوفة أيزنهاور.